Ben je als organisatie nog met Excel bezig voor het maken van een stappenplan, dan kan je nu een grote efficiency slag maken!
De ervaring van 600 plannen leert ons dat je een grote efficiency slag kan maken. In een tijd van digitaliteit, een tijd van snelheid in het uitvoeren van wijzigingen voor de business is tijd cruciaal en is de kwaliteit van systemen van cruciaal belang, want de business must GO on!
Maar hoe kan het dan gebeuren dat organisaties bij implementaties van nieuwe programmatuur of wijzigingen of andere zaken, waarbij een verzameling van activiteiten moet worden uitgevoerd, nog steeds een stappenplan maken in Excel?
Waarom wordt er niet gekeken naar een tool wat meer efficiency, structuur en transparantie teweeg brengt en uiteindelijk veel tijd en dus geld bespaart?
Hierbij een weergave van de knelpunten/valkuilen die we toen bij de uitvoering van meer dan 600 stappenplannen hebben ervaren.
- Stappenplannen zijn niet overzichtelijk, wie doet nu wat?
- Communicatie gaat niet goed of vindt helemaal niet plaats!
- Het plan is niet consistent!
- Het maken ervan kost veel tijd en is omslachtig!
- Het in controle zijn en blijven, gaat vanwege de omvang niet!
- Wat heeft er allemaal plaatsgevonden? Evaluatie?
- Geen controle op beschikbaarheid medewerkers!
- Business impact bij uitloop onbekend!
Herkent u bovenstaande knelpunten ook of ervaart u soms nog andere knelpunten die relevant zijn?
Heeft het niet voldoende aandacht in een organisatie of weten we het gewoon niet? Toen ik zelf 17 jaar geleden allerlei implementaties moest uitvoeren, dacht ik ook alleen maar aan Excel of Project, maar was dat de oplossing?
N.a.v. bovenstaande ervaringen hebben we daarvoor een bepaalde methodiek, genaamd Time IT, ontwikkeld waardoor de managers met een gestructureerd stappenplan eindelijk stappen kunnen automatiseren.
En is toepasbaar voor niet alleen allerlei implementaties, maar ook voor Continuity Management, enkele voor alles waarvoor stappenplannen en/of draaiboeken nu worden gemaakt!
Het mooie is dat het dashboard met Gantt Chart en een centrale, heldere communicatie het mogelijk maakt om waar dan ook ter wereld implementaties real time te monitoren. Het gevolg is dat vaak handmatige tijdrovende en foutgevoelige activiteiten worden vervangen door automatische logging en meldingen. Door de automatische logging ten tijde van de uitvoering is alles te herleiden zowel voor QA als voor een accountant.
Kort gezegd taken en verantwoordelijkheden zijn voor iedereen real time inzichtelijk!
Waarom de keuze voor de programmatuur Time IT?
- In elk stappenplan versnelt Time IT het proces, bespaart het op tijd, fouten en kosten
- Ontwikkeld op basis van praktijk, geen extra ballast!
- Alle informatie is real time ten tijde van de uitvoering
- Innovatieve centrale communicatie voor aansturing, reclameren en informeren op basis van events, u bent volledig gedurende het hele proces in controle!
- Real Time visueel Dashboard voor monitoring voortgang zowel gedetailleerd als op hoofdzaken
- Logging ten tijde van de uitvoering voor evaluatie, QA en/of Accountant
- Specifieke APP voor Medewerker met postvakje voor hun eigen taken en Management, te gebruiken op elk mobiel device of browser waar ook ter wereld!
- In control gedurende het hele proces met als resultaat tijd(geld)besparing, risico vermindering, transparantie en meer structuur!
- Time IT haalt meer rendement uit mensen en bestaande systemen (add-on op Service Management pakketten w.o. Topdesk, e.d.)
Het resultaat voor een organisatie is meer efficiency, meer structuur, meer transparantie en uiteindelijk wordt er veel tijd en dus geld bespaart zowel in de voorbereiding als ten tijde van de uitvoering.
Andere grote en kleinere organisaties zijn u al voor gegaan. Durft u de uitdaging aan om na te denken over een efficiency slag? Ik praat er graag over en een gratis proef is ook mogelijk. Bel (085 0030486) of mail ons even (info@time-it.org). We nemen direct contact met u op.
