De implementatie praktijk vanuit mijn historisch perspectief
Of het nu gaat om de verbouwing van een woning of, zakelijk gezien, het implementeren van een bedrijf kritische verandering zoals een nieuw software systeem, je zult het eerst moeten plannen en organiseren om het tijdens de verandering te controleren zodat alles goed gaat.
Plannen en organiseren gaat vaak op ‘gevoel’, er gaat tijdens de verandering gegarandeerd veel mis en het afbreukrisico is groot. Het levert veel stress op en kost uiteindelijk veel geld.
Of het nu gaat om het upgraden van programmatuur, de migratie van data of het installeren van technische componenten, het zijn tijdrovende processen waarin vele groepen mensen acties moeten leveren en waarbij we regelmatig worden geconfronteerd met onverwachte en onaangename verrassingen. Liever zouden we ‘in controle blijven’ en de situatie volledig in de hand hebben.
Een terugblik
Microsoft zorgt voor de eerste organisatie
Veel bedrijven kozen er in de jaren 90 voor om planning en organisatie van veranderingen vast te leggen in MS-Word of MS-Excel. In MS-Word zag je vaak een geheel van verschillende hoofdstukken. Activiteiten, betrokkenen, het communicatieprotocol en vele andere onderdelen werden in hoofdstukken ondergebracht. Dit bleek niet werkbaar, omdat het totale overzicht ontbrak en sturing op de verandering dus niet mogelijk was.
Ook in MS-Excel liepen we tegen de grenzen van het pakket aan, omdat de hoeveelheid taken, afhankelijkheden en betrokkenen al snel te groot werd. Inzicht en overzicht ontbraken. Niet verwonderlijk, want de genoemde programma’s zijn perfect als tekstverwerker of spreadsheet, maar zijn geen implementatiesoftware.
Daarna: MS-Excel uitbreiden met template
De problemen die ontstonden probeerden wij op te lossen door MS-Excel te voorzien van een template, wat wil zeggen dat er duidelijke richtlijnen werden geformuleerd over hoe zaken ingevuld moesten worden zoals welke kleuren waar voor te gebruiken en nog veel meer.
Ook stelden we een communicatieprotocol op, waarin duidelijk werd omschreven hoe we tijdens de implementatie met elkaar omgingen. Door hier een strakke hand in te houden werd het beter werkbaar. De praktijk van een aantal grote, zware, complexe implementaties voegden aan deze werkwijze enkele nieuwe inzichten toe.
Macro’s en koppeling met Outlook
Om de nummering uit te laten voeren van de stappen werden macro’s toegevoegd. Tevens gingen de macro’s controleren of alle data op de juiste plek stond en of de juiste kleuren waren gebruikt. Ook bestond de integratie met MS-Outlook.
Dit gaf de coördinator van de verandering de mogelijkheid om, na synchronisatie met MS-Outlook, via zijn telefoon geïnformeerd te worden, onafhankelijk van het draaiboek. Dit alles natuurlijk mits alles conform schema bleef lopen, want we waren nog niet uitgeleerd….
Probleemsignalering ontbreekt
De koppeling met Outlook en macro’s waren een stap vooruit, maar werkbaar was het nog steeds niet. Probleemsignalering ontbrak. Het proces blijft immers mensenwerk, of beter gezegd handwerk. MS-Excel is niet ingericht op het geven van een melding als er iets fout is of gaat. We zochten naar een programma dat ervoor zorgt dat een stappenplan altijd overzichtelijk en consistent is. Maar dat programma bestond nog niet.
De oplossing
Met alle bovengenoemde ervaring in mijn hoofd en handen heb ik uiteindelijk Time IT bedacht. Een geautomatiseerd stappenplan dat je daadwerkelijk werk uit handen neemt Ja, het is nodig om alles in te voeren (kopiëren of importeren, zelfs vanuit MS-Excel), maar daarna is het stappenplan altijd consistent en overzichtelijk. Je ziet meteen wat de totale doorlooptijd is en wat de impact is voor de business want alles wordt automatisch doorgerekend.
Ik wist meteen dat de communicatie de kracht van de implementatie moest zijn en zo heb ik Time IT ook ingericht. Het is een krachtig instrument geworden, waarmee we gecontroleerd en veilig alle processtappen van een implementatietraject kunnen doorlopen. Via elk mobiel device ongeacht waar we zijn. Het geeft ons inzicht en overzicht en brengt activiteiten, verantwoordelijkheden, afhankelijkheden, tijden, afdelingen en medewerkers helder in kaart.
Hiermee wordt het implementatieproces gestroomlijnd, en zijn we ‘in controle’. Als manager kunt u zich verder bezighouden met uw eigenlijke werk, implementatieproblematiek wordt door het systeem opgelost en u wordt altijd tijdig geïnformeerd.
De laatste stap, een mobiele APP
In het begin was het alleen maar mogelijk om voor de medewerkers een terugkoppeling te geven omtrent hun activiteiten en de voortgang te volgen middels de desktop of laptop. Dit betekent dat men minder flexibel is in het gebruik van de applicatie.
Eigenlijk wil je ongeacht waar je bent, dus ook vanaf huis of andere locatie de voortgang kunnen volgen en niet direct gebonden zijn aan een desktop of laptop. Of via een tablet je eigen activiteiten kunnen afmelden zonder gebruik te hoeven te maken van e-mail of sms.
Vandaar dat de gedachte ontstond om de benodigde functionaliteit beschikbaar te stellen in een APP voor elk device zoals een mobiele telefoon of tablet, ongeacht welke platform.
Na realisatie merkte ik al snel dat Time IT via de APP zowel voor Management als Medewerkers een gewenste aanvulling was. Nu zijn de medewerkers in staat om op elk willekeurig moment met elk type device hun eigen activiteiten te starten en af te melden maar tevens via allerlei grafische overzichten de voortgang van de geplande activiteiten te volgen. Zowel de manager als de medewerker zijn nu volledig in control gedurende het gehele traject!
En nu draait Time IT bij vele tevreden klanten, werken er implementatie teams met de software, op hun eigen device en via strakke, noodzakelijke richtlijnen. Want een implementatie is een serieuze business. Er mag niets fout gaan, want er is veel geld mee gemoeid. Alles is inzichtelijk en terug te vinden, want in Time IT is logging ingebouwd. Dus de accountant is ook tevreden. Mijn idee is tot leven gekomen en net zoals de architect die een prachtige brug heeft ontworpen kan ik met trots zeggen dat mijn klanten met mijn software betere implementaties op tijd en met minder kosten uitvoeren.
