De introductie van Time IT
In control gedurende de hele implementatie!
Als een project of een planning dreigt uit te lopen wilt u dat meteen op tijd weten. U bent dan veelal afhankelijk van een alerte medewerker. Maar zou het niet beter zijn als een geautomatiseerd systeem u tijdig waarschuwt? Dat systeem is er: Time IT.
Het is een van de vele voordelen van Time IT. Het belangrijkste voordeel: u bent “in control”. En zo bespaart u veel geld.
Een project gaat altijd gepaard met een planning. Dat geldt voor een ICT-implementatie, maar ook voor elk ander enigszins gecompliceerd traject. Dan kan het gaan om een bedrijfsverhuizing, de uitrol van een bekabelingstraject of het organiseren van een evenement, of het opzetten van een uitwijk (calimteiten)plan. Namelijk zonder een gedegen en gedetailleerd stappenplan loopt alles spaak.
Gebruikelijk is om programma’s als Excel, Word of MS-Project te gebruiken om alle deelnemers van het project op het goede spoor te houden. Dat heeft belangrijke nadelen. Naarmate de tijd vordert groeit de complexiteit. Een spreadsheet of ander werkdocument blijkt dan vaak onvoldoende en vooral onoverzichtelijk te zijn voor een gestructureerde aanpak. De documenten dijen uit, u verliest het overzicht.
U wilt controle op het proces. Want dan hebt u ook grip op de kosten en het tijdbeslag en werkt u dus efficiënter. Adviesbureau Mirada ontwikkelde een programma dat u die controle geeft: Time IT.
Time IT biedt u een geavanceerd stappenplan dat u in één oogopslag het volledige overzicht geeft over de voortgang van de activiteiten. U onderneemt niet meer intuïtief, maar op basis van feiten.
Met Time IT doorloopt u gecontroleerd en veilig alle processtappen. Zo voorkomt u onaangename verrassingen. U bestuurt met sms en e-mail real time de voortgang. Activiteiten binnen een groep kunnen gedreven worden door zowel ‘Medewerker’ als door ‘Tijd’.
Voorbereiding en regie worden doelmatig aangepakt zodat men sneller en flexibeler kan werken – zo kunt u kosten besparen. Met Time IT krijgt u in- en overzicht in alle fasen van het plan. Het programma brengt activiteiten, verantwoordelijkheden, afhankelijkheden, tijden, afdelingen en medewerkers helder in kaart. Hiermee wordt het proces gestroomlijnd, en bent u “in control”.
Een aantal voordelen van Time IT op een rij:
- Tijdsbesparing bij het maken van een stappenplan door middel van gebruik van templates, multi-user, import en gebruik van basis stamdata;
- Minder kans op een afbreuk/rollback in de uitvoering door een betere validatie en verificatie vooraf;
- Minder kans op een afbreuk/rollback in de uitvoering door een betere bewaking en communicatie van het stappenplan;
- Minder kans op afbreuk/rollback vanwege herplannings problemen in de uitvoering van het stappenplan.
Met Time IT voorkomt u veel narigheid, die deels is te wijten aan menselijk falen. Mensen vergeten wel eens wat, Time IT niet.
Voorbeelden van tekortkomingen die vaak optreden:
- Geen duidelijke taakomschrijving. Time IT dwingt van mensen af na te denken over wat ze gaan doen, hoeveel daarvoor nodig is en van wie ze afhankelijk zijn. Die voorbereiding kost veel tijd, maar betaalt zich terug.
- Geen helder beeld over de voortgang. Dat wordt veelal verzaakt door een planning op papier, in plaats van met behulp van een systeem. Time IT regelt de bewaking en signaleert tijdig als er iets uit de hand loopt, zoals een dreigende uitloop.
- Geen of gebrekkige communicatie. Medewerkers vergeten wel eens wat, zoals het aanmelden van een status. Of een boodschap is inconsistent. Met Time IT kan die communicatie aan het geautomatiseerde systeem worden overgelaten. Heldere communicatie is een succesfactor bij een implementatie.
Al met al neemt Time IT u veel werk uit handen. U hebt voortdurend inzicht in de voortgang van alle processen. U bent “in control”.
