Als u als programma manager een aantal wijzigingen in de bestaande applicaties moet gaan  regelen, dan dient u wel een aantal zaken vooraf te gaan regelen. We hebben het hier niet over de daadwerkelijke bouw van de nieuwe of gewijzigde functionaliteiten, maar meer omtrent de gang van zaken rondom de gehele implementatie, de uitvoering! Deze wijzigingen kunnen ontstaan vanwege een fusie tussen 2 bedrijven of puur vanuit de wensen vanuit de business. Maar laten we eens kijken wat er allemaal om de hoek komt te kijken als we het hebben over een fusie.

Het is altijd van belang dat de programma manager in nauwe samenwerking met de opdrachtgever, business en IT van te voren goed definiëren wat het plan is, wie is erbij betrokken en wat is het gewenste resultaat. Ook als we het hebben over een fusie tussen 2 bedrijven. Juist vanwege cultuur verschillen en de diverse toepassingen die gebruikt worden, is het van belang van te voren goed te bepalen welke infrastructuur en welke toepassingen gaan we gebruiken en welke worden afgebouwd. Natuurlijk dient de programma manager met zijn projectmanagers met diverse leveranciers van de applicaties, goed vooraf te definiëren wat de mogelijkheden zijn.

Pas als dat goed in kaart is gebracht, kan de programma manager met zijn projectmanagers de plannen gaan definiëren hoe men de data van de diverse systemen kan overhevelen naar het target systeem. Daarnaast is van belang dat men de gebruikers gaat opleiden zodat de hele organisatie is voorbereid op de grote veranderingen die een fusie met zich kan mee brengen.

Om een goed overzicht te krijgen dient men alle stappen in eerste instantie op hoofdlijnen in kaart te brengen op een zodanige manier dat de programma manager daarmee de directe project managers kan gaan aansturen. Tevens heeft men dan een planning met groffe tijdslijnen waarin e.e.a. gaat plaatsvinden. Zo’n soort planning noemen we een master planning die aangestuurd kan gaan worden vanuit een PMO afdeling of direct vanuit de programma manager.
Pas daarna gaat het projectteam de detailplannen maken. In deze plannen worden alle stappen gedetailleerd vermeld zodat men de medewerkers zowel in de IT als in de Business organisatie direct kunnen gaan aansturen. Natuurlijk moeten de tijdslijnen overeenstemmen met de tijdslijnen in de overall planning. Deze plannen incl. migratie draaiboeken worden dan aangestuurd door de project managers.

Ten tijde van dit schrijven wordt Time IT o.a. ingezet in de zorg bij een fusie.  

Time IT is een real time implementatie (planning) tool (met project achtige zaken erin verwerkt) waarmee elke organisatie zijn uit te voeren stappen met de benodigde resources, doorlooptijden, werkinstructies, etc. kan vastleggen. Juist door zijn innovatieve werking mede door de communicatie structuur die wordt toegepast en de mobiele APP, is Time IT uitermate geschikt voor alle soort implementaties en planningen die real time aangestuurd moeten gaan worden.

En om controle te krijgen omtrent de vele veranderingen, heeft de programma manager met zijn projectmanagers in Time IT diverse plannen gemaakt. Een masterplanning die wordt aangestuurd door PMO en diverse detailplannen die worden aangestuurd voor diverse project managers. Deze plannen betreft alle activiteiten van de diverse applicaties en data die gemigreerd moeten worden, de ene iets meer gedetailleerd dan de andere, maar dit is mede afhankelijk van de soort stappen die uitgevoerd moeten gaan worden en het gebruik van de applicatie. In deze plannen worden alle stappen gedetailleerd middels Time IT verwerkt. Alle communicatie richting de medewerkers, management en business mensen wordt door Time IT automatisch verzorgt.

 

Door een gestructureerde manier van werken met behulp van een tool toe te passen, krijgt de organisatie en het hele programma grip op de veranderingen. Alles is inzichtelijk en is voor iedereen toegankelijk middels de mobiele APP. Men kan sneller bijsturen en alles wat men doet, wordt vastgelegd in een logfile.
Ook heeft men inmiddels de rapportage vastgelegd in een apart communicatie stappenplan. De projectmanagers worden op regelmatige basis getriggerd door Time IT om hun rapportage te verzorgen. Zelfs PMO wordt geïnformeerd voor het verzorgen van hun rapportage naar de RvB. Alles is geïntegreerd met alleen maar het ene doel: meer grip op de veranderingen en structuur!

Ook heeft de programma manager met zijn projectmanagers middels de aparte module “Resource Planning” direct inzicht in de beschikbaarheid van de betrokkene medewerkers zowel binnen IT als de Business. Want de “business as usual” moet gewoon kunnen doorgaan. En juist deze mensen heeft het projectteam ook nodig voor de projecten, daarom is real time inzicht in de beschikbaarheid een vereiste!

 

Met Time IT krijgt u als programma manager of als organisatie meer grip op de veranderingen. Wilt u er meer over weten, stuur een berichtje (info@time-it.org of bel 085 003 04 86). We kunnen altijd een bepaald project of implementatie van uw organisatie middels Time IT aansturen. Binnen enkele weken ziet u, gegarandeerd, het resultaat en geloof me, u bespaart tijd en geld met uiteindelijk meer efficiency, transparantie en structuur!