Hoe verbeter ik de kwaliteit en blijft iedereen binnen de deadline bij de uitvoering van een project?

Peter van Deutekom 0 Reacties

Tijdens de uitvoering van een project gaan er altijd zaken mis. Maar hoe leer ik hier nu van? Hoe kan ik de lessons learned gebruiken bij een nieuw project. Heb ik wel alle informatie voorhanden of is alles verspreid? Een van de zaken die erg van belang is ten tijde van de uitvoering is logging. Tijdens de uitvoering willen we de volgende zaken wel vastgelegd hebben:

  • Wie heeft wat gedaan en is dit wel volgens planning
  • Gebruikte tijd
  • Eventuele op of aanmerkingen

In de praktijk worden hier allerlei systemen en middelen voor gebruikt. Enkele voorbeelden uit de praktijk zijn:

  • Gele briefjes
  • Diverse e-mails
  • Allerlei overzichten

Vooral bij een (data) migratie zal een accountant de bewijslast willen zien! Maar weten we dan zeker dat we niets zijn vergeten? Hoe evalueer ik dan het project? Waar is mijn bewijslast gebleven? Allemaal vragen en onzekerheden.Binnen Time IT heb je meerdere mogelijkheden om eerder genoemde zaken vast te leggen c.q. te borgen.

Rapport logfile

Tijdens de uitvoering wordt alles gelogd zoals:

  • Wanneer een taak gestart moet worden
  • Wanneer het daadwerkelijk wordt gestart
  • Wanneer het afgerond zou moeten zijn
  • Wanneer het daadwerkelijk uitgevoerd is.

Al deze zaken worden gelogd en zijn direct inzichtelijk. Er zal dus geen discussies meer ontstaan.

Ook alle communicatie berichten die Time IT automatisch uitstuurt (nadat ze vooraf zijn gedefinieerd) worden gelogd. En eventueel kan een medewerker zijn ervaringen delen middels een extra optie: Opmerking binnen Time IT. Deze worden ook gelogd en zijn na de uitvoering te gebruiken bij de evaluatie.

Juist om deze onzekerheden weg te nemen heb ik Time IT ontworpen.

Time IT geeft je meerdere mogelijkheden om de eerdere genoemde zaken vast te leggen c.q. te borgen.

 

Op deze manier leer je van je project bij de uitvoering.

Je hebt alle informatie die noodzakelijk is, in een systeem voorhanden. Geen discussies, geen losse documenten of briefjes, alles zit nu in een systeem. Door te gaan evalueren met alle betrokkenen, kun je als organisatie leren van de fouten en ervoor zorgen dat de kwaliteit wordt verbeterd bij de volgende projecten.

Wilt u hierover van gedachten wisselen bel ons even op nummer 085 003 04 86 of stuur een e-mail naar info@time-it.org. Ik reageer altijd.