Implementatie van Time IT is geen IT feestje, maar een andere manier van werken!
Elke verandering in een organisatie brengt weerstand met zich mee. Of het nu een reorganisatie is of de implementatie van een nieuw tool. Een tool die het werkproces gaat veranderen. En zo’n verandering is natuurlijk geen feestje dat we zo even uit onze mouw schudden. Dat merk ik als geen ander wanneer ik met Time IT bij een nieuwe klant begin.
Ik heb Time IT ontwikkeld vanuit mijn eigen methodiek. Door de jaren heen is daar natuurlijk door klanten lessons learned aan toegevoegd. Ieder jaar wordt Time IT middels diverse updates aangepast met nieuwe inzichten. Maar toch, het is ooit begonnen als mijn feestje. Ik vond dat je een stappenplan op een bepaalde manier moest inrichten, uitvoeren en van communicatie moest voorzien.
Dus wanneer mijn klanten Time IT voor het eerst gaan gebruiken, moeten ze wel even eerst mijn richting op schuiven voor wat betreft gevoel en gebruik van deze materie. En dat is gewoon een verandering van werkwijze, van methodiek en van communiceren met elkaar. Ik vind nog steeds – en vele tevreden klanten vinden dat inmiddels met mij – dat met Time IT alles fijner werkt en dat controle en uitvoering verloopt volgens pragmatische inrichting en sturing. Niemand is gebaat bij overdreven controle, zeker kenniswerkers niet. Dus voor hen heb ik het makkelijk gemaakt, ze kunnen in Time IT alles zelf aangeven, doorgeven en overdragen.
Mede door de methodiek die aan Time IT ten grondslag ligt, krijgen uitvoerders en controleurs vanaf het begin volledige controle over het gehele traject. Dit heeft wel tot gevolg dat uitvoerders van taken anders moet gaan denken omtrent de uitvoering van hun eigen activiteiten. Maar door Time IT wordt ook het management op een andere manier geïnformeerd.
Transparantie is hier de sleutel. Uitvoerder: geef duidelijk aan wat je doet en hoeveel tijd je ermee denkt bezig te zijn. Dit geeft je management een beter inzicht in het gehele proces. Maar dit werkt net zo goed voor de uitvoerder zelf, omdat het hem dwingt om na te denken (ik noem het graag: voordenken) over zijn werkwijze bij de activiteiten. Een uitvoerder zal zien dat het meer inzicht geeft in je eigen activiteiten, waardoor je creativiteit van hoe je je werk uitvoert, wordt gestimuleerd. Met als mogelijk resultaat dat je gaat nadenken over hoe je je proces nog optimaler kan uitvoeren.
De verandering heeft ook betrekking op de manier van communiceren. Wellicht was je gewend om mailtjes te ontvangen die vervolgens doorgestuurd moesten worden of je werd door je collega of een projectmanager gebeld om te beginnen met je taak. In die communicatiestructuur kan veel mis gaan, vooral als er veel activiteiten parallel moeten worden uitgevoerd. Of als er problemen zijn, terwijl andere activiteiten wel gestart kunnen worden. Daar heb ik voor het systeem gekozen. Time IT neemt al dit werk voor de projectmanager en de medewerker uit handen, want het voert alle communicatie die van tevoren is opgesteld, automatisch en digitaal uit. Ik hoef je niet uit te leggen wat dat aan energie scheelt.
Ook de voortgang van activiteiten wordt door Time IT bewaakt. Ik geloof in vooraf definiëren, zodat je tijdens de uitvoering er niet meer over na hoeft te denken. En die voortgang is natuurlijk real time te zien via een innovatief dashboard wat zichtbaar is via pc, laptop, tablet of smartphone, waar je ook bent en wat je ook doet.
Ik heb bij mezelf en later bij mijn klanten gemerkt dat deze werkwijze tot een rustige structuur leidt, waardoor we efficiënter kunnen werken.
Na de implementatie van Time IT bij een klant, geef ik of een door mij toegewezen specialist training om die verandering van werkwijze te begeleiden. Uitvoerders en management krijgen zo inzicht in de nieuwe methodiek. Naast instructie en informatie over hoe je Time IT moet gebruiken, merk ik vooral dat uitvoerders moeten wennen.
Dat is ook niet zo raar, omdat het altijd wennen is wanneer er een andere manier wordt voorgesteld. We zijn nu eenmaal gewoontedieren. Maar al gauw zien ze de voordelen van het nieuwe werken met Time IT en raken ze enthousiast. En de hardliner die eerst niet mee wilde, wordt door zijn teamleden in enthousiasme meegesleurd en gaat ook om.
Mede door de handige- en overzichtelijke APP die voor alle devices beschikbaar is, heeft de uitvoerder meer controle en inzicht over zijn eigen activiteiten en over het project in z’n geheel. Tijdens de training/ondersteuning worden bestaande stappenplannen in Time IT ingevoerd. Uitvoerders worden er vanaf het begin bij betrokken. Dat geldt natuurlijk ook voor Project- en/of Release Managers, zij zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor hun eigen stappenplan en de aansturing ervan.
Dus ja, een implementatie van Time IT is inderdaad geen feestje wat we tussen neus en lippen even doen. Het is een serieuze verandering. Maar bij diverse klanten is al gebleken dat deze verandering snel geaccepteerd wordt omdat het direct voordelen oplevert voor alle betrokkenen, IT directie en -management, PMO, Project- en release management en de IT medewerkers. En de business waar we die veranderingen allemaal voor mogen doen ziet dat het allemaal net even iets efficiënter, transparanter en gecontroleerder verloopt.
Meer weten of een referentie opvragen, bel me gerust of stuur een e-mail naar info@time-it.org.
