Kosten aanschaf versus opbrengsten gebruik, een praktijkgeval!
Laatst vroeg een IT leider me samen met zijn team een business case te maken voor de invoering van mijn softwareproduct Time IT. Dat was voor mij de eerste keer, maar eigenlijk moet je deze exercitie natuurlijk altijd doen. Dat leerde ik vroeger al bij projecten. Wat is de onderliggende business case om mensen en middelen ter beschikking te stellen en tijd en energie te steken om iets op te leveren?
Deze IT leider had natuurlijk volledig gelijk door zichzelf af te vragen waarom hij tot koop over zou moeten gaan. Samen kwamen we al snel op de eerste steen van het plan; de omgevingsfactoren en in hoeverre deze met de juiste gereedschappen werden aangevlogen. Ik moet eerlijk bekennen dat ik ook een klein beetje geluk had, want een weekend eerder was een onderhoudsweekend niet verlopen zoals de projectmanager had gewild.
Hierdoor begon de IT leider zich terecht af te vragen of de afdeling wel de juiste hulpmiddelen heeft om stappenplannen te maken en te communiceren tijdens uitvoering. Hij vertelde me dat ze regelmatig onderhoudsweekenden organiseerden, ze vroegen zich af of ze stappenplannen konden repeteren en dat data automatisch werd opgeschoven naar de tegenwoordige tijd. In Excel kregen ze dat niet voor elkaar.
Daarnaast hadden ze een rigide communicatiestructuur met e-mails om opvolging te geven en te sturen. Medewerkers werden te pas en te onpas gebeld en gevraagd om status door te geven. Het bleek moeilijk om in een overzicht alles duidelijk te managen. Ook de directie wilde geïnformeerd worden, want op problemen met het ERP-systeem zaten ze niet te wachten.
Een paar maanden eerder had ik ze bezocht en verteld over Time IT. Ik adviseer een klant altijd van tevoren graag of ze qua werkzaamheden interessant zijn voor dit programma, want anders wordt het toch niets. Dan koop je een product wat je toch niet optimaal gaat gebruiken. Dan wordt de investering nooit terugverdiend en hebben directie en medewerkers geen waardevol middel gekocht wat ze helpt om makkelijker te deployen.
Deze IT leider wilde zelfs nog een stap verder gaan. Hij zocht voor zijn financieel directeur een rekensom waarin hij de investering van Time IT binnen een jaar zou terugverdienen. Al snel kwam hij zelf met de oplossing.
Hij vermoedde en ik kon hem alleen maar bevestigen, want zo heb ik het bij andere klanten ook zien gebeuren, dat met de aanschaf van Time IT de werkwijze op het gebied van change, release- en deployment management eenduidiger zou gaan worden. Ook zou het gaan helpen voor de aansturing projecten en van andere processen zelfs in de Business, maar ook voor de hele organisatie zoals uitwijk procedures. Dit zou ervoor zorgen dat directie en medewerkers volgens hetzelfde programma te werk zouden gaan. Dit moest volgens hem op termijn tijdwinst opleveren en problemen reduceren. Daar kon ik hem alleen maar gelijk in geven.
Aangezien deze moderne IT leider niet alles on site wilde doen, voorzag hij dat met Time IT de communicatie soepeler zou verlopen. Hij had in een presentatie gezien dat je bij het maken van een stappenplan ook de communicatie naar de stakeholders kon inregelen. De software zou tijdens de uitvoering alles real-time zelf doen. De directie zou waar ze zich ook bevonden, eenvoudigweg worden gebriefed over de status en via Time IT kon de directie zelf zien hoe het kritische pad verliep.
Maar de belangrijkste factor vond hij toch de logging van alle activiteiten. Aangezien de accountant na een nieuwe release waarbij data is gemoeid, altijd geïnformeerd moest worden, verwachtte hij met Time IT een stuk eenvoudiger en dus sneller op te kunnen leveren. Hetgeen minder belastend zou zijn voor zijn organisatie. En de logging zou helpen om het stappenplan nog effectiever te maken voor toekomstig gebruik.
Tenslotte merkte hij aan het eind op dat het toch wel heel fijn was dat hij stukken uit bewaarde plannen kon gebruiken voor nieuwe stappenplannen, maar ook dat hij bestaande plannen weer kon opvoeren en dat deze automatisch op datum werden gerangschikt. De nieuwe module Resource Planning die hij automatisch meekreeg, leek hem geweldig. Medewerkers konden nu zelf aangeven wanneer ze een bepaalde taak wilden uitvoeren en het management heeft nu controle over de beschikbaarheid van hun eigen mensen!
Vanuit kwetsbaarheid gaf hij toe dat ze met deze nieuwe tooling toch wel een hele grote stap vooruit gaan zetten en dat het een wonder was dat ze in het verleden niet veel meer problemen hadden ondervonden. Met volle borst vooruit kon hij met deze informatie naar zijn CFO om duidelijk te maken dat aanschaf van Time IT de organisatie flink zou helpen professioneler programma’s te draaien. En binnen een jaar dacht hij de investering terug te kunnen verdienen.
Met die ambitie heb ik Time IT ook laten ontwikkelen. Voor een IT leider die vanuit zijn luie stoel voortgang kan bewaken, real time en met de zekerheid dat het projectteam weet wat ze moet doen, ze hebben het immers zelf bedacht en opgegeven. Iedereen die bij het project is betrokken weet van de hoed en de rand. De medewerker kan op ieder device zijn eigen taken ophalen, beginnen en afmelden. Daar is geen getrek en geduw meer voor nodig.
Daarom ga ik met iedere organisatie de uitdaging aan om een stappenplan in Time IT te proberen en te ervaren wat het betekent om een systeem voor je te laten werken. Ook mag u Time IT via een PoC een paar maanden testen. Met hulp van professionele ondersteuning kunt u binnen twee weken aan de slag.
Belt u mij gerust voor een verdere uitleg of kijk op www.time-it.org voor meer informatie.
