Resource planning in Time IT operationeel!
Eindelijk is het dan zover. Resource Planning is nu operationeel.
M.a.w. nu kan men de medewerkers flexibel inplannen of men nu met Beheer of met Projecten bezig is, het maakt niets uit. Time IT controleert en bewaakt de inzet van de medewerkers rekening houdende met de werktijden, afspraken en de afspraken met de opdrachtgever.
Hieronder uitleg omtrent deze nieuwe unieke functionaliteit maar eerst even een korte terugblik op de planning mogelijkheden.
- Als we een implementatie gaan doen in de avond of in het weekend, dan hoeven we echt geen rekening te houden met agenda en andere afspraken. We gaan een klus klaren. Dat betekent dat men dan de activiteiten via een hoofdgroep als “Tijd gedreven” gaan inplannen. Dus we houden geen rekening met agenda of wat dan ook.
- Als we taken moeten gaan uitvoeren op een vast moment en de benodigde tijd is gelijk aan de doorlooptijd, dan praten we over “Medewerker gedreven”. We houden wel rekening met afspraken in de agenda, maar we hebben geen flexibiliteit om uitloop te riskeren.
- Als we taken moeten gaan uitvoeren gedurende een week maar wanneer het exact gaat plaatsvinden is niet zo belangrijk, dan praten we over “Medewerker gedreven” en daarbij “Actuele benodigde tijd” versus “Doorlooptijd”.
De laatste is nieuw en heeft te maken met Resource Planning.
Tijdens de invoer van activiteiten bepaal je het window waarin e.e.a. moet gaan plaatsvinden. Daarbij geef je aan wat de Bezettingsgraad is van die activiteit.
Bijv. we gaan changes doen gedurende een hele week, dus 40 uur doorlooptijd (gebaseerd op een volledige werkagenda en geen andere afspraken) en we gaan Incidenten afhandeling doen gedurende de heel week maar ook hier gaan we vanuit dat we maar 25% tijd nodig hebben. We bepalen gezamenlijk dat we maar maximaal 25% aan Incidenten afhandeling en maximaal 25% aan Changes gaan doen. Dat betekent dus 20 uur gedurende die week voor Beheertaken. Wanneer het gaat plaatsvinden, dat weten we niet exact. Het kan best zijn dat we op een dag wel 4 uur eraan gaan besteden.
Dit betekent dus dat we 20 uur over hebben voor andere activiteiten in te gaan plannen, zoals bijv. projecten. In onderstaand schema hebben we een activiteit toegevoegd voor een project met een doorlooptijd van 8 uur maar actueel 20% nodig.
In dit scherm kun je exact zien wanneer welke activiteiten worden uitgevoerd. Je kunt dit bekijken per dag, week of maand.
Tevens zie je wat de beschikbare tijd nog is van die desbetreffende persoon in de geselecteerde periode.
Via de legenda kun je zien wat de diverse kleuren betekenen.
Nu kun je ook de beschikbaarheid van een bepaalde rol gaan bekijken. Bijvoorbeeld je wil weten wanneer de Release Manager beschikbaar is in een bepaalde periode.
Via deze optie kun je dit real time gaan opvragen:
Je kunt nu een bepaalde rol selecteren, de periode wanneer de persoon beschikbaar zou moeten zijn en op welk zoomniveau wil je het zien (dag, week of maand).
In het scherm Beschikbaarheid per rol, kies je een bepaalde rol en de periode. We kiezen hier de rol van Release Manager voor een korte periode en per week.
Time IT laat nu real time het werkschema zijn van alle medewerkers die deze rol hebben. Nu zie je dus meerdere medewerkers. De vetgedrukte regels zijn de dagen die al gedeeltelijk bezet zijn.
Tevens wordt de beschikbaarheid weergegeven in detail.
Als je nu op een week van een bepaalde medewerker gaat klikken, zie je meteen wat er die week (of dag of maand) plaatsvindt aan activiteiten bij die desbetreffende medewerker.
Dit biedt je dus de mogelijkheid om real time resources in te plannen voor je beheer en/of projecten. Natuurlijk kun je de overzichten ook uitprinten.
