TESTIMONIAL: ’n geautomatiseerd stappenplan met de mobiele APP van Time IT

Type Industrie: Uitvoeringsorganisatie ZORG
Scope betrokkenen in onderhoudsweekend incl. voorbereiding: 30 en informatie naar meer dan >50 personen
Grootte draaiboek: 250 stappen
Tijd: startende vrijdag einde middag tot en met zondagmiddag excl. de nachten
Uitvoerder: Change/Release Manager

Overzicht activiteiten in de postbus van een medewerker (voorbeeld)

We hebben maandelijks een weekend voor onderhoud aan onze ICT-infrastructuur. Tijdens dit weekend worden iedere keer diverse verbeteringen uitgevoerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan updates/upgrades van hardware/databases en servers.
Changemanagement verzorgt hiervoor de coördinatie en stelt draaiboeken op zodat de verschillende teams de uitvoering gecontroleerd kunnen uitvoeren. Het draaiboek werd opgesteld en bijgehouden in Excel (door coördinator) en via mail en telefoon werd de status doorgegeven.

Nu gingen we voor het eerst met Time IT een onderhoudsweekend uitvoeren gebruikmakende van de mobiele APP. Vooraf gingen we er vanuit dat Time IT een aantal zaken zou verbeteren:

Communicatie (duidelijk en eenvoudig) zowel naar de medewerkers als naar het management.
Een duidelijk en overzichtelijk draaiboek.
Veel meer controle als met Excel, het bijna actueel kunnen zien van de voortgang en statussen van activiteiten.

Tijdens het opstellen van het draaiboek in Time IT, dat erg gemakkelijk gaat, werd duidelijk dat je op een dieper niveau bezig bent met je draaiboek. Hierdoor worden ineens andere activiteiten en afhankelijkheden beter zichtbaar en ga je je afvragen waarom je bepaalde activiteiten opgenomen hebt in een draaiboek omdat Time IT al een aantal activiteiten zoals de communicatie automatisch verzorgt. Zo vielen er een aantal activiteiten af en werden er een aantal nieuwe benodigde activiteiten bij mensen neergelegd die hier verantwoordelijk voor horen te zijn.

We hadden weinig tijd om gebruikers te instrueren over het gebruik van Time IT maar door de duidelijke gebruikers handleiding en super gebruikers vriendelijke interface middels de mobiele APP, verliep de uitvoering zonder problemen.
Alle uitvoerende medewerkers hebben netjes in Time IT aangegeven via de mobiele APP wanneer ze ergens mee begonnen en wanneer ze klaar waren waardoor de coördinator optimaal in control was. Ook werd af en toe het veld Opmerking bijgewerkt zodat men volledig op de hoogte was van eventuele zaken die van belang kunnen zijn voor een vervolgtraject.

Resultaat:

Het draaiboek werd zonder tussen komst van de coördinator succesvol uitgevoerd en alle communicatie berichten verliepen volgens planning. Hierdoor hebben we de telefoon of mail niet nodig gehad om uitvoerende medewerkers te bereiken. Dus hierdoor is er veel tijd bespaard.

Gedurende het gehele traject beter in controle omtrent de voortgang.

We hebben nu een stappenplan, die we binnen 10 minuten kunnen omvormen tot een nieuw stappenplan. Hierdoor besparen we weer veel tijd want alles is al bedacht en ingericht.

De eerste uitvoering met behulp van Time IT ging dus boven verwachting. Kortom een geslaagd onderhoudsweekend en een grote stap voorwaarts voor de professionalisering van onze onderhoudsweekenden.