Tools in projectmanagement: (on)misbaar?
Zijn tools noodzakelijk voor het succesvol managen van projecten? Hoe zet je ze in en wat betekent dit voor de project- of programmamanager en de organisatie? Praktisch alle projectmanagement tools hebben als doel om het projectmanagement meer grip op de tijdigheid en de kwaliteit van het eindresultaat te geven.
MareVisie zet projectmanagement tools in voor haar projecten en toetst daarbij in de praktijk of -en hoe- ze bijdragen aan het project succes.
Recent heeft MareVisie ervaring opgedaan met Time IT. Bij afvalverwerker Attero is tijdens de implementatie van het nieuwe ERP systeem succesvol gebruik gemaakt van Time IT. MareVisie zag de mogelijkheden van Time IT en adviseerde dit pakket in te zetten voor het conversietraject.
Time IT is een flexibele plannings- en monitoringstool die zowel in de cloud als lokaal kan functioneren.
Time IT heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de succesvolle conversie die van te voren door zowel de eigen organisatie als de externe accountant als zeer risicovol ingeschat werd. Ervaringen vanuit een eerdere ERP implementatie waarbij de conversie volledig was onderschat voedde deze zorg.
Als verantwoordelijke voor het programmamanagement zag MareVisie Time IT als een middel om deze pijler van het programma stevig neer te zetten en het benodigde vertrouwen te winnen.
“Een succesvolle conversie is een kritische succesfactor in een ERP implementatie.”
Een grote conversie van een ERP systeem is een bijzonder risicovolle exercitie omdat je het hart van de organisatie raakt. Het resultaat is van cruciaal belang voor een goede start met het nieuwe systeem. Bij dit project werd data uit 7 verschillende ERP systemen gehaald en de kwaliteit van de data verschilde sterk per systeem. Goed vastleggen welke stappen er uitgevoerd moesten worden en uitgevoerd zijn, is daarbij noodzakelijk om de kans op succes te verhogen. De goede vastlegging voorkomt veel uitzoekwerk in een later stadium en voorziet in de rapportagebehoefte van zowel interne als externe accountants.
Daarom moet een conversie als een militaire operatie gepland, voorbereid en uitgevoerd worden. Om het tot een succes te maken is input benodigd van alle betrokken bedrijfsonderdelen, wordt meerdere keren voorgeoefend, en test men tijdens een generale repetitie alle elementen die ook in de Go-Live conversie een rol spelen.
Het uiteindelijke plan voor een dergelijke operatie omvat honderden, zoniet duizenden, activiteiten die uitgevoerd moeten worden door verschillende functionarissen zowel van IT als van de business en op meerdere locaties tegelijk. Excel, een veelgebruikt alternatief, is hiervoor niet toereikend: het biedt te weinig overzicht, is foutgevoelig, versiebeheer is lastig, en wijzigingen kunnen tot fouten in de berekeningen en planning leiden.
Alleen met een goede en strakke planning is een dergelijk proces tot een goed einde te brengen. Via Time IT konden betrokkenen nauwkeurig per activiteit worden aangestuurd per mail en SMS en kon de terugkoppeling online verwerkt worden. Die combinatie gaf houvast en structuur en daarmee werd het succes van het project vergroot.
“Gebruikersgemak en flexibel kunnen inspelen op verandering zijn essentieel voor een goede Tool.”
Met behulp van Time IT is een basisplanning opgezet. Daarna konden probleemloos alle bouwblokken van de planning geïntegreerd worden tot een geheel. Optimalisaties of aanpassingen in de planning vormden geen bedreiging voor deze tool. Dit is een belangrijk voordeel. Zonder flexibiliteit en aanpassingsmogelijkheden treden er planningsrisico’s op en is acceptatie nihil. Een project medewerker die zich tegengewerkt voelt door zijn eigen tooling is snel geneigd het bijltje er bij neer te gooien en weer een eigen sheet te gaan hanteren.
“Ervaring en strakke aansturing door de conversie manager zijn cruciaal voor succes.”
Het plan en de tooling geven de structuur en de basis voor de conversie. Maar om tot een zeer goed resultaat te komen moet er meer gedaan worden en dat gold ook voor dit project. De menselijke factor is de grote uitdaging. Bij de conversie zijn naast een groot aantal, vaak ingehuurde specialisten, ook functionarissen uit de staande organisatie nodig. Vanaf het moment dat die mensen aan het project toegewezen zijn is het van belang om hen zo goed mogelijk bij het conversie proces te betrekken.
Vanaf dan zijn de projectmanagement vaardigheden essentieel. Ieder project van enig formaat heeft veel betrokkenen: medewerkers, leidinggevenden en consultants. Allen moeten goed worden geïnformeerd, betrokken, en aangespoord om de activiteiten volgens plan, in de juiste volgorde en tijdig uit te voeren. Zelfs de stuurgroep, als belangrijke stakeholder dient goed op de hoogte te zijn van het conversie proces en de consequenties die dit voor de gebruikersorganisatie met zich meebrengt.
“Eigen initiatief is vooral in de beginfase belangrijk maar daarna is militaire discipline van essentieel belang.”
Regelmatig werd afgeweken van afgesproken taken op basis van veranderde ‘eigen’ inzichten of prioriteiten zonder de conversie manager daarvoor om toestemming te vragen. Daardoor liepen andere activiteiten het risico om te laat te starten, hetgeen een sneeuwbal effect heeft op andere gekoppelde activiteiten.
Het meerdere keren uitvoeren van een proefrun zorgt ervoor dat iedereen, inclusief die mensen waarvoor conversie geen dagelijkse activiteit is, de kans krijgt om zijn rol met bijhorende taken in het conversie traject onder de knie te krijgen. Iedereen moet wennen aan het werken binnen het door de tooling strak gecontroleerde en door de conversie manager strak gestuurde stramien. Die strakke structuur zorgt ervoor dat proefruns extra effectief zijn en dat stappen die eerder vergeten zijn, geborgd zijn voor de volgende run en uiteindelijk voor een optimale Go Live.
Conclusie: Time IT in combinatie met strakke sturing vanuit het programma management hebben zich succesvol bewezen.
Time IT heeft zich bewezen als een succesvol hulpmiddel voor een grote conversie. Om van Time IT ook echt een succesvol stuurmiddel te maken, is het van belang dat iemand met de skills en drive van een ervaren projectmanager direct sturing geeft aan het conversie proces en alle betrokkenen. Het goed kunnen blijven bewaken en monitoren van gemaakte afspraken is essentieel voor een succesvolle conversie binnen elk project of programma. Met de hulp van Time IT heeft MareVisie van de ERP implementatie bij Attero een succes gemaakt.
Meer informatie over Time IT is hier te vinden: www.time-it.org.
MareVisie ondersteunt bij de implementatie van Time IT in uw organisatie. Meer informatie daarover leest u hier.
Bron: MareVisie
