Waar lag ik als projectmanager nu eigenlijk het meest van wakker tijdens projecten?, DEEL 1
Uitloop van mijn project? Dat ik als projectmanager een slecht resultaat qua project had opgeleverd? Ik ben wel tevreden, maar mijn business was niet tevreden over het behaalde resultaat. Of het steeds maar weer meer geld vragen dan is begroot? Maar ook het voortdurend aanpassen van de projectscope vanwege allerlei exceptions, zorgde voor hoofdbrekens.
En er zijn natuurlijk nog veel meer oorzaken om wakker te liggen als projectmanager. Die perfecte projectmedewerker die plotseling ziek wordt en we kunnen niet tijdig een vervanger vinden. Vervelend is het zeker. Net zo naar is het uitlopen van de doorlooptijd vanwege allerlei oorzaken (slechte testen, ontbrekende stappen die wel benoemd waren in het stappenplan/planning of men vergeten was?).
Hoe kun je nu bovengenoemde oorzaken voorkomen of zo goed mogelijk beperken?
Ik ga er 2 delen over schrijven, het eerste deel betreft de voorbereiding van een project en in het tweede deel bespreek ik mijn ervaringen in de uitvoering.
Als stuurgroep of opdrachtgever is het zaak de juiste projectmanager voor je project te benoemen. En of dit nu een interne- of externe medewerker betreft, het is de bedoeling om een persoon te vinden met de benodigde vaardigheden die een ervaren projectmanager meebrengt om een project succesvol te managen.
En dus niet alleen iemand die alleen maar kan controleren op de voortgang, maar ook kennis van zaken heeft. Het is in mijn boek ondenkbaar dat je een succesvol project kan draaien als je geen kennis van de inhoud hebt.
Naast operationele eisen gelden er natuurlijk ook persoonlijkheidseisen. Een succesvolle projectmanager is een kameleon die met meerdere disciplines kan schakelen, heeft een sterke wil en laat zich niet makkelijk uit het veld slaan. Is sterk in zijn analyse, doorzettingsvermogen en accuraat en kan communiceren met diverse lagen in een organisatie en met leveranciers/klanten. Staat dus zijn of haar mannetje of vrouwtje, want vrouwelijke projectmanagers zijn zo gek nog niet.
Vrouwen hebben een andere manier van bewaken en managen dan mannen. Het principe op ieder potje past een dekseltje gaat bij projectmanagers niet op. Ieder programma heeft behoefte aan een bepaald type mens, dat maakt het ook zo ingewikkeld om de juiste M/V te vinden.
De voorbereiding:
Voorbereiding is essentieel!
Het is voor mij ondenkbaar dat je zonder een gedegen stappenplan een project kunt draaien. In een stappenplan worden ALLE activiteiten/stappen vermeld die uitgevoerd moeten worden. Transparantie is hier een MUST. Wanneer alle betrokkenen vooraf nadenken over welke stappen uitgevoerd moeten worden inclusief de tijd per stap, de eventueel aanwezige afhankelijkheden, de volgorde en de benodigde documenten die nodig zijn voor uitvoering van de stap, dan pas krijg je een gedegen stappenplan.
Na het inrichten van het stappenplan organiseer ik altijd een vergadering met de business en alle betrokkenen die het stappenplan hebben ingevuld. Niet alleen om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen, maar ook om de laatste ingevingen of zingevingen op tafel te krijgen. Aan het eind van deze meeting weten we hoelang een project duurt en weet de business waar zij aan toe is.
Dan komt de meest ingewikkelde zaak; met ons stappenplan gaan we medewerkers toevoegen die de activiteiten gaan uitvoeren. Het is altijd maar weer de vraag hoe we de juiste persoon gekoppeld krijgen aan de desbetreffende activiteit. Hier komt een andere variabele om de hoek kijken: beschikbaarheid van de medewerker.
Met een goed ingerichte Resource Planning zouden we direct de beschikbaarheid van medewerkers kunnen zien.
Door een actuele vraag van een prospect klant heb ik binnen mijn real time stappenplan Time IT de functionaliteit resource planning toegevoegd. Zodat nu handig in Time IT kan worden gezocht naar een beschikbare rol of -medewerker voor een bepaalde periode.
Als resource planner krijg je dus eenvoudig inzicht in wie beschikbaar is en hoeveel tijd deze medewerker beschikbaar heeft. Dit geldt dus zowel voor beheer als voor projecten. En dit alles in real time modus. De resource planner kan dan de juiste persoon selecteren voor de inzet van de desbetreffende activiteiten.
Mede doordat niet iedereen in hetzelfde kantoor werkt en vanuit huis ook activiteiten uitvoert en zelfs in samenwerking met buitenlandse partijen (het Nieuwe Werken), streven IT-afdelingen naar een flexibele inzet van haar medewerkers.
De planner kan nu aangeven dat een bepaalde activiteit einde van de week klaar moet zijn, maar de medewerker bepaalt zelf aan de hand van zijn of haar eigen inschatting wat voor tijd voor die activiteit benodigd is en ook wanneer hij of zij met de taak gaat beginnen.
Het tijdstip waarop de uitvoering van een activiteit plaatsvindt is dus niet zo belangrijk (mits er geen andere afspraken zijn gemaakt met de klant), alleen het eindresultaat en de eindtijd telt. Wil je meer weten hoe je in Time IT medewerkers flexibel kan inplannen, zie dit eerder gepubliceerd artikel: http://ow.ly/XiRdz.
Ik adviseer ook altijd alle relevante documenten via o.a. een Document Management Systeem te koppelen aan de gedefinieerde stappen. Je kunt bij iedere stap een URL toevoegen met verwijzing naar het desbetreffende document of documenten. Zo kan elke medewerker tijdens de uitvoering de desbetreffende werkinstructie/documentatie bekijken en hierdoor beschikken over de meest actuele informatie.
Waar ik heel erg naar zocht gedurende een projectuitvoering was de mogelijkheid om een relevante opmerkingen toe te voegen die ik of anderen van belang vonden voor de uitvoering. Dit is in Time IT uiteraard voorzien en vindt gretig aftrek in stappenplannen. Mensen hebben de behoefte om functionele zaken mee te willen delen en dit kan nu handig aan eenieder bekend worden gemaakt in Time IT.
Volgende keer behandel ik de Uitvoering.
PS: Zelf ervaren? Via een Proof of Concept kunnen we heel snel laten zien hoe snel je besparingen via Time IT kunt realiseren!
