Waar lag ik als projectmanager nu eigenlijk het meest van wakker tijdens projecten?, DEEL II

Peter van Deutekom 0 Reacties

De uitvoering:

Het woord zegt het al: uitvoeren. Iets doen, dat vooraf wel of niet gepland is. In ons geval is dat wel overdacht en door vele experts ingericht in een stappenplan. En we hebben een vast of variabel tijdsgebied vastgelegd, een weekend waarin we ‘over’ gaan of in die week gaat het gebeuren.

En dat we vervolgens goed overgaan, is wat we willen. Daarom zijn we dit programma begonnen. Onze klanten, in- of extern, rekenen op ons. Ze zijn vooraf goed geïnformeerd en weten van de hoed en de rand.

Als programmamanager of wat dichterbij als projectmanager van deze uitvoering wil ik natuurlijk grip hebben op de uitvoering. Hoe weet ik dat alle activiteiten/stappen op het juiste moment nu worden uitgevoerd? Wat ik zeker niet wil is dat mijn projectmedewerkers ja verkopen, maar nee doen.  Of dat er vertraging is waarvan ik niet op de hoogte ben of er zijn andere oorzaken die een rol spelen.

Want als dit gaat gebeuren, verlies ik mijn grip op het project en overschrijd ik mijn budget met negatieve gevolgen voor mijn business.

Communicatie perikelen

Communicatie mogelijkheden

Communicatie is hier natuurlijk het sleutelwoord, maar individueel-geïnitieerde communicatie geeft mij nog steeds niet de grip die ik nodig heb. Vandaar dat ik in Time IT een innovatief communicatie mechanisme heb ingebracht die voor mij gaat werken.

Wat ik vooral wil weten is:

  • Wanneer start een activiteit?
  • Wanneer is deze activiteit klaar?
  • Zijn er bijzonderheden tijdens de uitvoering van die activiteit die nuttig zijn voor mijn programma?
  • Loopt een activiteit uit wil ik dat natuurlijk ook weten, daarom heb ik binnen Time IT de mogelijkheid ingebracht dat een medewerker kan aangeven dat hij meer tijd nodig heeft, waardoor elke volgende uitvoerder ziet dat het programma uitloopt.
  • Moeten andere mensen geïnformeerd worden omtrent status? Denk hierbij aan Management en aan je klanten!

 

 

Door de aansturing automatisch te regelen heb ik twee zaken opgelost. Ten eerste ben ik als projectmanager af van het achter mijn projectmensen. Als je zoals ik een control freak bent, ben je pas rustig als je weet dat alles op rolletjes loopt. Medewerkers zijn hier niet altijd van gediend. Met de communicatietool in Time IT geeft een medewerker zelf aan wat er aan de hand is. Hij is baas over zijn activiteit.

Gantt Chart real time

Gantt Chart op een mobiel device

De tweede belangrijke vooruitgang is dat niet alleen ik goed op de hoogte ben van hoe het programma verloopt, maar ook mijn stuurgroep en of (programma) directeur is op de hoogte. Vooraf kan ik in Time IT aangeven wie er op de hoogte moeten en willen worden gehouden van de voortgang.  Dus als u als leider toch ook wel enigszins nerveus bent of een geplande implementatie verloopt zoals het van tevoren is afgesproken, hoeft u nu alleen maar in het Time IT dashboard te kijken om te zien wat de status is.

 

Heel eenvoudig kan ik in Time IT vooraf berichten definiëren die tijdens de uitvoering de voortgang bewaken. Medewerkers krijgen automatisch een bericht en kunnen dan via elk device hun postvak openen en de desbetreffende activiteit starten en later ook weer afmelden. Ook kunnen ze eventuele opmerkingen toevoegen en tussentijds ook de voortgang bijwerken. De medewerker is nu ook constant op de hoogte van alle benodigde informatie.

 

 

 

Grip op de uitvoering

Door het voor projectmedewerkers makkelijker te maken, krijg ik meer grip op de uitvoering. Met natuurlijk als resultaat dat uitvoeringen beter worden begeleid en op tijd worden afgerond. Zonder meer geld te spenderen en uiteraard met een tevreden klant. En daar heb ik het altijd voor gedaan.

En als klap op de vuurpijl kan ik na de uitvoering alles rustig teruglezen in de logfile die Time IT handig voor mij bijhoudt. Wel zo makkelijk, want alles wat er tijdens de uitvoering gebeurd wordt gelogd. Niet meer terugdenken wat er allemaal gebeurd is. Nee, op basis van feiten rustig met elkaar evalueren wat er misschien de volgende keer verbeterd kan worden. Deze logfile is ook nuttig wanneer uw accountant bv een financiële update wil teruglezen.

Met Time IT heb ik nu voor ieder project de juiste sleutels: de voorbereiding wordt door het stappenplan voor iedereen zichtbaar gemaakt en tijdens de uitvoering zorgt heldere communicatie voor een rustige en overzichtelijke uitvoering.

Meer info: zie www.time-it.org

Ik kan me voorstellen dat u na dit hebben gelezen denkt: Ja, dat zal wel. Weer een fool met een tool. Maar ik daag u uit om Time IT zelf te ervaren.  Via een Proof of Concept kan ik binnen twee maanden laten zien hoe plezierig het werkt en waar je besparingen via Time IT kunt realiseren! Bel me gerust op 06 295 31 820 voor een demo.